شاید شما در سازمان خود این امکان را نداشته باشید که به طور مرتب، پروژه خود را با دیگر مسئولین سازمان مرور کنید. شاید به این دلیل که تعداد پروژه های جاری سازمان شما زیاد باشد و اگر قرار باشد که هر مدیر پروژه ای بخواهد برای پروژه خودش جلسه ای دو ساعت با افراد موثر سازمان برگزار کند از نظر مسئولین که باید در جلسات شرکت کنند قابل قبول نباشد. مخصوصا در زمانی که در ساختار سازمانی شما اختیارات مدیر پروژه محدود باشد!
راهکار ساده و بسیار موثر این است که در کنار جلسات مرتب تیم اجرایی پروژه، جلساتی را به صورت هفتگی با نام “بررسی وضعیت پروژهها” داشته باشید. در این جلسه دو تا سه ساعته با حضور افراد مسئول در سازمان خود به بررسی وضعیت چند پروژه منتخب بپردازید.
بر اساس یک نظام ساده که مشخص میکنید مدیران پروژه درخواست بررسی وضعیت پروژه خود را در طول هفته به دبیر جلسه ارائه میکنند. در این درخواست باید هم دلیل درخواست و هم افرادی که نیاز به حضورشان میباشد مشخص گردد. دستور جلسه برای حاضرین مورد نظر ارسال می شود و جلسه به صورت منظم برگزار گردد.
در ابتدای جلسه مصوبات جلسات قبل مرور و وضعیت انجام مصوبات به حاضرین اعلام می گردد. اگر مشکلی در جهت اجرای مصوبات بوده بررسی و تصمیمات لازم گرفته می شود. سپس نوبت به پروژه ها می رسد. به ترتیب مدیران پروژه مشکلات پروژه و انتظارات خود را از سازمان بیان می کند. در صورتی که شما هم وضعیت پیشرفت پروژه ها را به صورت مستمر داشته باشید می توانید اطلاعات پروژه را مستند و با اعداد و آمار ارائه دهید. روی مشکلات تبادل نظر نموده و در نهایت تصمیمات لازم در جهت رفع یا کم اثر نمودن مشکلات اخذ کنید. تمام تصمیمات باید توسط دبیر جلسه ثبت و حدهاکثر روز بعد از جلسه برای تمام حاضرین ارسال گردد. جلسه باید به طور موثر مدیریت شود تا زمان به تمام پروژهها برسد. می بایست نظر تمام افراد مرتبط با هر پروژه اخذ شود و در نهایت تصمیمات اخذ گردد.
به همین روش ساده علاوه بر انتشار اطلاعات که بسیار مهم است، مشکلات مطرح شده و از افراد مرتبط در جهت رفع آنها استفاده می شود. دیگر کمتر لازم است که برای این منظور به دنبال افراد بدوید. مخصوصا زمانی که برای تصمیم گیری در مورد موضوعی به بیش از یک نفر نیاز دارید.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.